Fagsystem til PPR, Børne/Unge- og Familiecenter, samt center for Kommunikation

Et fagsystem til journalisering og samarbejde (JOSA), der kan bruges til både PPR-området og specialundervisning for voksne/børn. Systemet er udviklet i tæt samarbejde med brugerne og har derfor en lang række gennemtænkte funktionaliteter, der gør arbejdsgangene både smartere og bedre indenfor de forskellige fagområder.

Passer til jeres organisation

Et brugervenligt og tilpasset fagsystem til journalisering og samarbejde (JOSA)

  • Opret fagligt skræddersyede sagskort med fx foranstaltninger, henvisninger og diagnose
  • Få et solidt kontinuitetsoverblik over sagsakterne
  • Opsæt jeres egne skemaer og breve med indbyggede arbejdsgange
  • Tilpasses jeres afdelings rolle- og rettighedsmodel

Spar click og tid i hverdagens travle arbejde

Systemet er baseret på jeres faglige arbejdsgange:

  • Kan hente stamdata for både myndige og ikke myndige borgere (forældremyndige data og søskende)
  • Enkel og hurtig fremsøgning af sager og sagsakter
  • Intelligent og individtilpasset sagsoverblik
  • Smart tidsplanlægning og registreringer via en fælles borgerplan
  • Hurtig udsendelse og dokumentation af jeres egne brev- og dokumentskabeloner
  • Enkle processer til aktindsigt og rapportgenerering
  • Smart styring af kladder til skabeloner, noter og vedhæftninger
  • Sikker mailjournaisering med mulighed for at udvælge enkelte dele af mailen

Nem og sikker involvering af samarbejdspartnere og borgerne

  • Smartere involvering af borgere på både PC og mobilen
  • Nem og sikker deling af sagsakter både internt, på tværs og eksternt
  • Automatiske såvel som manuelle samtykkeprocesser

Gruppemodul

Få endelig styr på jeres holdprocesser og spar masser af tid

  • Hurtig organisering af ventelister og holdplaner
  • Enkel udsendelse af invitationer til deltagere
  • Automatisk dokumentation af holdaktiviteter og journalisering af borgernes holdaktiviteter

Rapport-modul

Systemet giver mulighed for at skabe den statistik, der er behov for både online og offline

  • Hent statistik for det enkelte fagområde
  • Skab rapporter ud fra udvalgte perioder, målgrupper, områder, medarbejdere og sagsakter

Lovgivning m.m.

Systemet sikrer at I overholder lovgivningerne indenfor jeres fagområde

  • Gældende lovgivning
  • Databeskyttelsesloven
  • Opfylder privacy by design
  • WCAGG

GDPR

Sikrer generelt overholdelse af GDPR

  • IT-revisionserklæring (ISO 27001 og ISAE 3000)
  • Indbygget rettighedsstyring og automatiske, fleksible samtykkeprocesser
  • Et samlet lukket system, der sikrer, at der ikke mellemlandes dokumenter
  • Skaber sikker kommunikation både internt og eksternt

Integrationer

AD-integrationer (ADFS, Serviceplatformen eller Azure)

Nem Login
(borger og eksterne samarbejdspartnere)

Digital post og Doc2mail

Tunnelløsningen
(fx SEPO)

Udvidet CPR-opslag via Serviceplatformen

Integration til Outlook kalender og mail

Elev og institutionsdata

Medcom

Datawarehouse leverancer

Logningsoverførsler

Implementering og drift af JOSA

Beskrivelse

Under hele implementeringsprocessen vil Alldialogues konsulentteam, etablere et tæt samarbejde med jer og jeres IT-afdeling for at sikre den tekniske klargøring af løsningen. Herunder håndteringen af hele konverteringsopgaven, integrationer, brugerrettighedsstyring, prætest, overtagelses- og driftsprøver m.m.

Implementering

Opstartsmuligheder

Implementeringen af JOSA, forløber igennem følgende faser:

1. Afklaring

  • Afklaring af konverteringsopgaven
  • Opstart af samarbejde med IT vedr. integrationer
  • Koordinering og planlægning af  samarbejde

2. Forberedelse

  • Koordinering og implementering af integrationer
  • Teknisk klargøring af JOSA
  • Konvertering af eksisterende sager
  • Opsætning af brugere og brugerrettigheder (AD)
  • Klargøring af kommunens egne skabeloner i JOSA

3. Ibrugtagning

  • Forberedelse af uddannelsen
  • Prætest frem  mod overtagelsesprøve
  • Gennemførelse af overtagelsesprøve
  • Uddannelse af superbrugere
  • Driftsprøve i kommunens IT-miljø / godkendelse heraf
  • Drift, service og support
  • Støtte under opstart af nye brugere

4. Forankring

  • Monitoring, opfølgning og evaluering af implementering
  • Planlægning og eksekvering af evt. yderligere integrationer
  • Overtagelsesprøve af yderligere integrationer

Drift og sikkerhed

Drift og sikkerhed
Alldialogue drifter JOSA i et sikkert datacenter inden for EU, og al kommunikation mellem brugergrænseflade og serveren i datacenteret er krypteret. Alldialogue indgår altid en databehandleraftale med kommunen, som specificerer alle detaljer om sikkerhed, drift og serversetup.

Løsningen er dækket af en driftsaftale som inkluderer
Serverovervågning 24/7, installation af sikkerhedsrelaterede patches og updates til serversoftware, Backup og Restore af systemer og brugerdata i tilfælde af nedbrud, redundante systemer – herunder firewalls, uplink, router og carrier og samtlige komponenter der udgør selve serversystemet (cloud). Fuldt klimatiseret sikkerhedsserverrum. Kvalificeret teknisk personale til stede 24/7, Batteri- og Diesel nødstrømsforsyninger.

Software
Løsningen er webbaseret og kan anvendes på alle browsere, herunder IE10+. Løsningen kan også tilgås via android og IOS. Løsningen driftes på et fuldt redundant Linux baseret serversystem, som bl.a. inkluderer en Apache Webserver og en MySQL Databaseserver. Der er altså tale om et såkaldt LAMP system (Linux, Apache, MySQL, PHP).

Monitorering og systemovervågning
Netværk, redundante opkoblinger og strømforsyninger monitoreres (5 min. interval). Server Availability Monitoring: Serversystemet monitoreres gennem egne systemer (intern/ekstern) (HTTPS, SSH m.m. – 5 min. interval).

Security Scan
Der udføres dagligt ekstern sikkerhedsscanning af løsningen af tredjeparts udbyder (Comodo Group Inc.) for omgående at fremvise/klarlægge eventuelle svagheder ved systemet. Der udføres dagligt Malwarescan af data på serversystemet. Ovenstående udføres af Comodo Group Inc. – en af verdens førende virksomheder indenfor sikkerhedsløsninger i cyberspace. Løsningen kan opgraderes med sikkerhedscertifikatet “Hacker Proof” af Comodo Group Inc.

Logning af data
Der foretages fuld logning når brugerne logger på, tilgår, indsender, ændrer i data, for så vidt det er muligt at ændre i data. Logningen vil indeholde en angivelse af, hvornår, hvorfra (IP-client) handlingen foretages, hvilken handling der er tale om, og hvilke data for hvilke borgere, sagsbehandlere, osv. der er i spil.

Backup af serversoftware og data
Timelig backup af databasen indeholdende Løsningens brugerdata. Den timelige backup lagres lokalt på serveren og lægges yderligere dagligt på en dedikeret backupserver. Daglig backup af hele serversystemet inkl. serversoftware, løsningen og brugerdataen. Denne backup lagres på en dedikeret backupserver. Den daglige og timelige backup udføres uafhængigt af hinanden via to forskellige backup metoder. Der er altså tale om 2 separate backup af løsningens brugerdata uafhængig af hinanden.

Datakryptering
Adgang til applikationen foregår via SSL krypteret forbindelse. Alt brugerdata lagres krypteret i databasen. Løsningen benytter et SSL (Extended Validation) certifikat (grøn sikkerhedsbjælke). Alle Certifikater Alldialogue har, er udstedet af COMODO og følger de nyeste standarder. Issuer: COMODO RSA Domain Validation Secure Server CA. Key: RSA 2048 bits (e 65537). Signature algorithm: SHA256withRSA. Protocols: TLS 1.2, TLS 1.1, TLS 1.0.

Kapacitet
Der er som udgangspunkt ingen (teknisk) øvre grænse for antallet af brugere og tilhørende samarbejder, der kan oprettes i løsningen.

IT-revision
ISO 27001 certificering for driften og ISAE 3000 erklæring til GDPR-formål.

Cases